Portal de proveedores; carga de facturas en SAP Business One

La principal fortaleza de DTE Service One es su capacidad para automatizar el proceso de conciliación de documentos de compra. La herramienta se conecta directamente al SII para obtener los DTEs de compras y los coteja automáticamente contra los registros de SAP Business One. Esta conciliación no es solo un match de montos, sino una verificación de respaldo: se asegura que la factura corresponda a una Orden de Compra (OC) abierta y, lo más importante, que la mercadería haya sido recibida físicamente en bodega (Recibo de Mercadería). Este proceso automatizado reduce el tiempo de ciclo de la factura y garantiza que los pagos solo se realicen por bienes y servicios debidamente autorizados y recibidos.

DTE Service One dota a la empresa de control total sobre el estado tributario de las facturas de proveedores. Permite generar reclamos y aprobaciones ante el SII de manera eficiente, ya sea de forma individual para casos puntuales o de forma masiva aplicando filtros específicos. Esta funcionalidad es fundamental para asegurar que se cumplan los plazos legales para ejercer el derecho al crédito fiscal, y lo realiza independientemente de si la factura ya está o no en su facturador electrónico actual.

Este es un beneficio clave en términos de costos y eficiencia del flujo de trabajo. Las tareas de revisión, conciliación, aprobación o rechazo de los DTEs recibidos pueden ser realizadas por el personal logístico o administrativo, sin necesidad de consumir una licencia de usuario de SAP Business One. Esto descentraliza el proceso de aprobación documental, lo hace más rápido y reduce los costos de licenciamiento del ERP al limitar el acceso a las funcionalidades específicas de gestión de DTEs.

La solución erradica la tediosa y propensa a errores tarea de tipear manualmente la información de los DTEs en SAP Business One. Al ser una herramienta integrada, DTE Service One se encarga de transferir los datos del DTE al ERP de forma estructurada y validada, lo que resulta en una drástica reducción del error humano, una mayor velocidad en el registro contable y una base de datos más limpia y confiable para la toma de decisiones.

El sistema actúa como un filtro inteligente en el punto de entrada. Una vez que una factura ha sido oficialmente rechazada o reclamada ante el SII, DTE Service One garantiza que ese documento no se cargue o procese por error en el ambiente de SAP Business One. Esto evita inconsistencias contables, previene el procesamiento de pagos indebidos y asegura que solo se consideren documentos con validez tributaria.

DTE Service One impone una capa de control logístico antes de la aceptación contable. La herramienta verifica que el DTE de compra solo se acepte y se integre al flujo de trabajo contable si previamente existe un registro en SAP Business One que valide que la mercadería fue efectivamente recibida en bodega. Esto alinea el proceso de Cuentas por Pagar con las operaciones reales de la cadena de suministro, proporcionando un control estricto del matching triple (OC – Recibo – Factura).

Además de las facturas de mercadería, la solución extiende su automatización a los gastos generales. DTE Service One permite la conciliación automática de las Facturas Electrónicas de servicios básicos y recurrentes (como electricidad, gas, agua, telecomunicaciones). Estas facturas, que a menudo son numerosas y requieren imputaciones contables específicas, son gestionadas de forma eficiente, asegurando su correcto registro sin la necesidad de intervención manual repetitiva.